סוכנויות רכב עוסקות לא רק ברכבים! בכל עסק, בוודאי עסק מסוג זה, ישנה גם עבודה אדמיניסטרטיבית הכרחית, בהיקף לא קטן. אלה אילוצים שחייבים לתת להם מענה וזה חייב להיות מענה איכותי ויעיל. במקום זאת, נטל הטיפול במשימות אלה, פעמים רבות מסרבל, מייקר את הפעילות השוטפת ומפריע להתמקד בדברים אחרים, חשובים יותר. מה עושים?
מהם שירותי משרד במיקור חוץ?
כיום, אנשים רבים עובדים מהבית. כלומר, ברור שעובדים לא חייבים לעבוד בהכרח מתוך בית העסק שלכם. הטכנולוגיה שזמינה כיום, מאפשרת לממש זאת באופן נוח ויעיל למדי. כמו כן, ישנו שימוש רב במה שמכונה "שירותי ענן" – מודל עבודה, שבו חלק מפעילות המחשוב נמצא אצל ספק חיצוני. מה משותף לשני אלה? “הוצאת” חלק מפעילותכם לגורם חיצוני. לגבי שירותי ענן, זהו גם גורם שאיננו עובד שכיר שלכם, אלא מדובר בצריכת שירות. ישנו אופן עבודה נוסף, וותיק יותר, שגם הוא קרוב לכך – מיקור חוץ. זו היא הוצאת חלק מהעבודה שלכם לגורמים חיצוניים, במודל של שכירת שירותיהם. מודל זה, נחשב מוכר ובשל למדי. אם תנסו זאת לגבי שירותי משרד, תגלו שירות יעיל לעסקים, משתלם ורב תועלות. כל זאת כמובן, במידה ועובדים מול ספק שירותים איכותי. המזכירות תהיה במקרה כזה מחוץ לסוכנות הרכב, אצל הספק. עם זאת, היא תשתלב בפעילותכם באופן "חלק" ויעיל. לא אתם ולא לקוחותיכם שמתקשרים מול המזכירות הזו, תרגישו סרבול או חוסר יעילות בכך. היקף הפעילות שתשכרו יהיה בהתאם לצורך שלכם וגם התשלום יותאם לכך. כלומר, יש בכך גמישות רבה וגם יכולת התאמה בדיוק לדרישותיכם.
מה תקבלו?
בעבודה בצורה כזו, מקבלים באופן כללי את השירותים הספציפיים הבאים:
- שירות מזכירות בסיסיים – מענה לטלפונים, טיפול בטלמיטינג (תיאום פגישות), ניהול יומן, תמלול והקלדה.
- סיוע במנהלות שונות – למשל, ניהול לקוחות והנהלת חשבונות, סיוע בתיאומים שגרתיים שונים מול ספקים, גביית תשלומים מלקוחות או ניהול תיקי עובדים.
- סיוע בשיווק – זו אמנם לא המשימה המרכזית של שירותי מזכירות, אך הם עשויים לסייע גם בחלק מפעילויות השיווק. למשל משלוח ניוזלטרים שיווקיים או פעילויות טלמרקטינג מסוימות.
החסכון הכספי עבורכם
למודל עבודה זה יש תועלות רבות, אשר אחת המרכזיות שבהן היא התועלת הכספית. משרד רגיל, אשר מטפל בפעילויות המזכירות, דורש עמדות שכוללות שולחן, כיסא ומחשב. כל זאת דורש אספקת חשמל ומיזוג וכמובן, יש גם את עלויות הנדל"ן לכך. בנוסף, צריך להעסיק עובדים שכירים למטרה זו ויש לכך השלכות כספיות רחבות. הסתייעות בשירותי משרד במיקור חוץ, חוסכת את כל ההוצאות האלה. בהמשך לכך, תוכלו להשקיע את המשאבים שתחסכו כך, במטרות שחשובות לכם יותר. למשל שימור לקוחות וצמיחה של העסק.
מדוע זה שרות מבוקש?
התועלת הכספית לבדה, כבר מצדיקה שימוש בשירותי משרד במיקור חוץ ומבהירה, מדוע זהו שירות מבוקש. אך יש לכך למעשה יתרונות נוספים, משמעותיים למדי. מבחינה אדמיניסטרטיבית, הדבר תורם לפישוט רב. הוא מצמצם את היקף העובדים השכירים בעסק, על כל המורכבות של טיפול בהם, כולל מבחינת עמידה בחוקים מחייבים. כמו כן, שירותי משרד מקצועיים יובילו להתייעלות פעילות זו בסוכנות הרכב שלכם. הדברים יתנהלו באופן מסודר מאוד והכל יקבל מענה יסודי. כמו כן, נשוב ונזכיר את היבט הגמישות שציינו קודם.
לסיכום
לכל סוכנות רכב כדאי להכיר את נושא שירותי המשרד במיקור חוץ. התועלות רבות, ההסתייעות בכך קלה וזמינה. פשוט כדאי לנסות!
